- 23 de dezembro de 2020
- Posted by: Heitor Siman
- Category: Contabilidade Consultiva
A relação entre contabilidade e gestor deve ser próxima e de confiança. É no setor que se concentram as obrigações com o fisco e regularizações da empresa, bem como os dados para tomadas de decisão precisas. Quando esse serviço não atende as expectativas e representa risco para o negócio, mudar de contador se torna a prioridade.
Além disso, é seu direito. Se a atividade contábil não atender suas expectativas e necessidades, não há porque mantê-la. Embora pareça complexa, a troca de contador costuma ser tranquila, desde que você se mantenha atento e execute a transição com ordem e planejamento.
Destacamos a seguir 7 passos para você mudar de contador sem fazer disso um transtorno para toda a empresa. Acompanhe!
Passo 1 — Releia o atual contrato de prestação de serviços
É bem provável que existam cláusulas no documento que estipulem a necessidade de cumprir um aviso prévio ou pagamento de multa em caso de distrato.
Fique atento a esses pontos e reveja também as obrigações da contratada. Pode ser que você encontre algum aspecto que não foi devidamente cumprido por parte do profissional e que pode ser colocados em pauta nessa etapa de encerramento.
Passo 2 — Pense em quem será o seu próximo contador
Antes de iniciar a transição do prestador, estude as ofertas e diferenciais dos profissionais e empresas de contabilidade do mercado.
Se possível, pesquise quem são os clientes atendidos, os serviços adicionais oferecidos e quais os meios de contato entre vocês para remessa de documentos e tiragem de dúvidas. Lembre-se que ele será o seu novo braço direito na condução da empresa.
Passo 3 — Comunique a mudança
Oficialize a decisão com o atual contador, explicitando em um e-mail ou carta registrada o desejo do encerramento, bem como a data planejada para o término da prestação de serviços.
Estabeleça um dia que case com o início da nova contabilidade, de modo que a empresa não fique sem contador responsável em nenhum momento. Solicite também no documento a necessidade de retorno das documentações. O material pode voltar para a empresa ou ir diretamente para a nova contabilidade.
Passo 4 — Estude e assine o distrato
Leia com atenção o distrato de prestação de serviços. Verifique se nele consta o prazo para a entrega dos documentos, a descrição dos serviços prestados e quais envios permanecerão sob responsabilidade do antigo contador.
Como a maioria das obrigações tem um prazo de envio posterior ao da competência ou período analisado, pode ser que algumas sejam entregues pela antiga contabilidade, responsável técnica pelo registro de tais informações na época.
Passo 5 — Avalie o contrato do novo prestador
Confira se a descrição dos serviços, prazos e valores estão em conformidade com o que foi combinado entre você e o contador escolhido.
Aproveite para conferir as mesmas cláusulas que leu no contrato anterior, como as regras e multas em caso de encerramento do contrato por qualquer uma das partes.
Passo 6 — Solicite uma avaliação de regularidade
Peça para a nova contabilidade verificar se existem pendências quanto a entrega de obrigações, erros nas contabilizações de tributos e o ônus que pode sofrer com essas inconformidades.
Como aqui no Grupo GSV realizamos visita técnica em cada um de nossos clientes, essas questões são naturalmente levantadas.
Passo 7 — Entregue a documentação necessária
Garanta que o novo contador tenha acesso aos livros contábeis, informações financeiras e outros arquivos que forem necessários para iniciar as atividades.
É o momento também de verificar a necessidade de emitir procurações, dar acesso aos certificados digitais e fornecer as senhas pertinentes à atividade do profissional.
Mudar de contador pode ser simples, mas exige cautela e consciência em todo o processo. Esperamos que esses passos facilitem a mudança e contribuam para sua decisão de escolher um novo parceiro, comprometido de fato com os objetivos da empresa.
O Grupo GSV é especializado em assessoria contábil e jurídica, pautadas pela qualidade do atendimento e os resultados dos clientes. Pretende migrar seu atual serviço? Fale com um de nossos consultores agora mesmo!
